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Wunderding Telefonnotiz

Kommunikation ist schwierig – vor allem, wenn man nicht dabei war. Die gute alte Telefonnotiz kann Struktur in deinen Telefonalltag bringen und dir dadurch einige unangenehme Gespräche ersparen.


Telefon
Luke Southern, Unsplash.com


Es ist noch nicht so lange her, da hab ich in einem Großraumbüro gearbeitet. Und wie das so ist: Man arbeitet zwar dort, aber man verlässt den Raum auch hin und wieder mal für Meetings, zum Essen oder für andere grundlegende Bedürfnisse. Logisch, dass genau dann die wichtigen Anrufe eingehen.


Das Tolle ist, dass die Kolleginnen immer so nett waren, die Anrufe für mich entgegenzunehmen. Die Kommunikation danach war aber manchmal problematisch.


„Du, die Frau XY hat übrigens für dich angerufen. Ich hab gesagt, du rufst zurück.“ „Okay. Hast du ihre Nummer?“ „Nein.“ „Blöd. Ich auch nicht.“

Und um ehrlich zu sein, muss ich auch noch sagen: Nicht nur die Kolleginnen konnten nicht immer alle relevanten Infos weitergeben. Mir ging’s genauso: Ich hab in der Hitze des Gefechts vergessen nach Dingen zu fragen. Oder ich hab einfach eine falsche Info bekommen („Ja ja, die Kollegin hat meine Mailadresse eh...“).


Es hat nicht viele Fehlschläge gebraucht, bis die Zeit reif war für die Verwendung von selbstgebastelten Telefonnotizen. Die haben unsere Kommunikation wirklich verbessert – und das nicht nur teamintern. Auch im Kontakt nach außen konnten wir damit professioneller auftreten, weil wir im Fall des Falles genauer wussten, wonach wir fragen sollten.


Und was stand jetzt auf diesen Wunder wirkenden Telefonnotizen? Nur diese paar unverzichtbaren Infos:


  • Wer hat die Nachricht aufgenommen? Wichtig, falls man später die Handschrift nicht lesen kann.

  • Für wen ist die Nachricht gedacht? Wichtig, falls jemand durchlüftet und alles, was nicht angenagelt ist, durch den Raum fliegt.

  • Wer war die Anruferin? Das erklärt sich wohl von selbst.

  • Wann hat die Person angerufen? Man möchte ja den Frustrationsgrad für den Rückruf abschätzen können.

  • Welches Anliegen hatte die Person? Erklärt sich auch von selbst.

  • Ruft die Person zu einem späteren Zeitpunkt nochmal an? Dann kann man sich schon seelisch drauf vorbereiten.

  • Wünscht sie sich einen Rückruf? Da kann man evtl. auch gleich fragen, wann's günstig wär...

  • Wenn ja, unter welcher Nummer? siehe oben


Je nach Kontext, können auch noch ganz andere Informationen relevant sein. Eine Kunden- oder Rechnungsnummer zum Beispiel, oder auch, ob dieselbe Person schon öfter angerufen hat. Spätestens nach zwei oder drei schlechten Erfahrungen weiß man recht genau wonach man unbedingt fragen sollte.


Was die Gestaltung so einer Notiz angeht, musst du eigentlich nicht viel beachten. Die Rückseite kann ruhig schon bedruckt sein - das freut den Planeten. Und für die Vorderseite hab ich nur diese Tipps für dich:


  • Alle Infos sollten auf einen Zettel in der Größe deiner Wahl passen. Bei mir ist das A6 – das ging sich auch für Kolleginnen mit größeren Handschriften immer aus.

  • Achte auf die Reihenfolge: Stell dir vor, wie ein Telefongespräch normalerweise abläuft, und liste die Infos in deiner Notiz in einer Reihenfolge auf, wie sie sich auch ganz natürlich aus dem Gespräch ergeben könnte. Du glaubst nicht, wie mühsam und unübersichtlich es ist, einen Zettel kreuz und quer auszufüllen.

  • Achte auf die Zeilenhöhe: 12 mm sollten es mindestens sein. Wegen der Kolleginnen mit den größeren Handschriften…

  • Lass genügend Platz für die Nachricht der Anruferin. Leider lässt sich nicht alles in zwei Worten zusammenfassen.

  • Man muss auch vorgedruckten Text lesen können: Achte darauf, dass er eine Größe hat, die für alle im Team gut lesbar ist.


Und das war’s schon. Mit all diesen Infos solltest du dir sehr schnell eine funktionale Telefonnotiz basteln können. Und wenn du gerade keine Zeit dafür hast oder lieber mal ein erprobtes Format testen möchtest, bevor du dir selbst die Mühe machst, verwende einfach meine Vorlage weiter unten. ↓


Übrigens: Natürlich gibt’s Leute, die immer alle relevanten Fragen im Kopf haben, und deshalb keine Telefonnotiz brauchen. Genauso wie’s Leute gibt, die lieber gleich ein E-Mail schreiben, als ein vorgefertigtes Formular auszufüllen. Das ist okay. Unterschiedliche Menschen dürfen unterschiedliche Methoden bevorzugen. Ich steh halt auf Telefonnotizen.



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